October 2005

Email: Lösung oder Problem?

Ich werde hier einmal kurz meine Meinung zum Thema Email Verkehr in der Arbeitswelt kundtun. Die Email ist ein Kommunikationsmittel für den Nicht-Realtime Informationsaustausch. Die Email dient dazu Informationen in schriftlich elektronischer Form festzuhalten. Die elektronische Mail ist mittlerweile neben dem Telefon zum mächtigsten Werkzeug in der heutigen Arbeitswelt geworden und daher nicht mehr wegzudenken. Ok, soviel blabla

Ernster Hinweis: Eine Email ist nicht für SPAM gedacht! Wenn man eine Email schreibt, dann sollte man seinen Kopf einschalten und sich fragen, ob die Email wirklich notwendig ist und wie die Informationen am besten in die Email gepackt werden können. Grundsätzliche Fragen die man sich stellen sollte lauten:

  • Kann ich die Informationen nicht viel besser in einem Telefongespräch transportieren?
  • Würde ich auch den Aufwand auf mich nehmen und statt der Email einen richtigen Brief schreiben?
  • Wer muss wirklich informiert werden, wer sollte und wer kann auf CC: gesetzt werden?
  • Was möchte ich als Absender mit der Email überhaupt beim Empfänger erreichen?
  • Wie lautet die eigentliche Kernbotschaft die ich transportieren möchte?

Da es in manchen Organisation eine wahre Flut an Emails gibt, ersticken mittlerweile manche Mitarbeiter in der Flut an Informationen. Wenn man einmal schaut, wieviel der täglichen Arbeitszeit für die Bearbeitung des Emails Verkehrs drauf geht, dann wird mir leicht schwindelig. Kommunikation ist ja schön und gut und auch wichtig, nur mit der heutigen Informationsflut ist dem sog. Knowledger Worker wahrlich wenig geholfen. Ich muss nicht bei jeder Kleinigkeit auf CC: gesetzt werden. Auch kostet es mich wertvolle Arbeitszeit wenn ich bei einer Forward Orgie erst einmal 10min benötige um den gesamten Email Verkehr nachzuvollziehen. Genauso wenig mag ich es, wenn aus der Betreffzeile nicht sofort & eindeutig hervorgeht, was der Absender mit dieser Email überhaupt von mir will. Daher meine 5-Regeln für den Email Verkehr:

  • Schreibe nur eine Email wenn das Telefon nicht das geeignete Kommunikationsmittel ist
  • Schreibe nur eine Email wenn du dir auch die Mühe machen würdest mit Stift und Papier den Text zu verfassen
  • Schreibe nur eine Email mit einer aussagekräftigen Betreffzeile
  • Schreibe nur eine Email wenn du die Sache soweit durchdacht hast, das du den Grundgedanken in 2-Sätzen wiedergeben kannst
  • Schreibe nur eine Email wenn du auch die Zeit hast, noch einmal kritisch den verfassten Text auf logische Inkonsistenzen zu prüfen

WeB 2.0 Application: Riya – Photo Search

Irgendwie wird die Sache immer verrückter. Jeden Tag launched irgendeine neue Web-basierte Anwendung oder Service. Ganz neu ist Riya ein online Photo Archiv mit Bild- und Texterkennungs Feature.
Ich habe Riya noch nicht ausprobiert, sondern nur hier ein erstes Review gelesen. Und dieses Review liest sich schon recht eindrucksvoll. Man lädt laut Beschreibung seine Bilder auf den Server von Riya und kann dann Elemente des Bildes ‘Taggen’. Diese Taggen nutzt Riya um zu lernen und somit später dann selbstständig Tags setzen zu können. Sprich, irgendwann ist Riya so schlau, das es die Menschen, die Gegenstände und andere Dinge auf den Fotos, automatisch erkennt und selbständig tagged. Das nimmt einem natürlich ordentlich Arbeit ab. Zudem kann die Software gemäß der Beschreibung auch die gelernten Tags von anderen Benutzern anwenden. Wenn ich z.B. ein Bild vom Londoner Big Ben uploade, kann Riya das möglicherweise ohne meinen Input taggen, weil ein anderer Nutzer ein Bild mit dem Big Ben schon getagged hat und Riya den Big Ben selbstständig erkennt und mein Bild automatisch tagged. Man kann dann später natürlich bequem nach Schlagwörter (tags) suchen in seiner Bildersammlung.

Hier gibt es noch einen Blog von einem der Entwickler von Riya.

Leadership Minute @ LeadershipNow

Irgendwo stand mal: Ratschläge sind auch Schläge. Ich denke jeder hat seine ganz eigenen Vorstellungen davon wie er seine Arbeit zum Erfolg bringen möchte. Manchmal tut es jedoch auch ganz gut sich persönlich zurückzunehmen und einmal die Ideen und Meinungen anderer Personen anzunehmen und umzusetzen. Da ich recht gerne Management Guides lese (studiere wäre wohl leicht übertrieben 🙂 ), versuche ich für mich immer die wertvollsten Tipps herauszufiltern und anzuwenden. Auch wenn man nicht alles 1:1 sofort umsetzt, so bleiben doch meist ein paar Ideen und Denkanstösse hängen. Auf der Webseite LeadershipNow finden sich 25 Regeln nach denen ein Manager, nach Meinung des CEO’s von Raytheon, handeln sollte. Meine persönlichen Favoriten sind:

      Learn to say, “I don’t know.” If used when appropriate, it will be often.
      It is easier to get into something than it is to get out of it.
      However menial and trivial your early assignments may appear, give them your best efforts.
      Persistence or tenacity is the disposition to persevere in spite of difficulties, discouragement, or indifference. Don’t be known as a good starter but a poor finisher.
      In completing a project, don’t wait for others; go after them, and make sure it gets done.
      Don’t be timid; speak up. Express yourself, and promote your ideas.
      Practice shows that those who speak the most knowingly and confidently often end up with the assignment to get it done.
      Don’t overlook the fact that you are working for a boss.
      * Keep him or her informed. Avoid surprises!
      * Whatever the boss wants takes top priority.
      When dealing with outsiders, remember that you represent the company. Be careful of your commitments.
      Cultivate the habit of “boiling matters down” to the simplest terms. An elevator speech is the best way.
      Don’t ever lose your sense of humor.

Die restlichen Regeln würde ich auch alle unterschreiben und als Wertvoll erachten.

Ein Leben ohne Breitband? Geht nicht, muss aber.

Wenn ich mir meine persönliche Bandbreiten History anschaue, dann sieht die wie folgt aus:

  1. 14.4K
  2. 28.8K
  3. 33.6K
  4. 56K
  5. ISDN
  6. 768 DSL
  7. 2 Mbit DSL
  8. 3 Mbit DSL
  9. 2 Mbit DSL

Aktuell bin @Home wieder bei 2Mbit angekommen, wobei dieser Rückschritt absolut verkraftbar ist. Was jedoch gar nicht geht, ist ISDN oder Analog Geschwindigkeit unterwegs. Besonders freut man sich genau dann immer, wenn die Leitung permanent dicht ist, weil sich elendig große Präsentation ihren eignen Weg in die persönliche Mailbox suchen. Gleichzeitg musst man just in diesen Moment aber auch etwas versenden…hmmm…meist steht man dann kurz vor der Kernschmelze und möchte am liebsten jedes Byte einzeln begrüßen und verabschieden. Nun gut, in der Ruhe liegt ja bekanntlich die Kraft.
Btw. das 14.4K Modem war damals für 400 DM das Mega-Schnäppchen Angebot bei Escom. Das einzige was über 14.4K ging in Sachen Geschwindigkeit waren die unbezahlbaren ZyXEL und US-Robotic Courier Modems, die mit 16.8K super flott unterwegs waren.

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