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Email: Lösung oder Problem?

Ich werde hier einmal kurz meine Meinung zum Thema Email Verkehr in der Arbeitswelt kundtun. Die Email ist ein Kommunikationsmittel für den Nicht-Realtime Informationsaustausch. Die Email dient dazu Informationen in schriftlich elektronischer Form festzuhalten. Die elektronische Mail ist mittlerweile neben dem Telefon zum mächtigsten Werkzeug in der heutigen Arbeitswelt geworden und daher nicht mehr wegzudenken. Ok, soviel blabla

Ernster Hinweis: Eine Email ist nicht für SPAM gedacht! Wenn man eine Email schreibt, dann sollte man seinen Kopf einschalten und sich fragen, ob die Email wirklich notwendig ist und wie die Informationen am besten in die Email gepackt werden können. Grundsätzliche Fragen die man sich stellen sollte lauten:

  • Kann ich die Informationen nicht viel besser in einem Telefongespräch transportieren?
  • Würde ich auch den Aufwand auf mich nehmen und statt der Email einen richtigen Brief schreiben?
  • Wer muss wirklich informiert werden, wer sollte und wer kann auf CC: gesetzt werden?
  • Was möchte ich als Absender mit der Email überhaupt beim Empfänger erreichen?
  • Wie lautet die eigentliche Kernbotschaft die ich transportieren möchte?

Da es in manchen Organisation eine wahre Flut an Emails gibt, ersticken mittlerweile manche Mitarbeiter in der Flut an Informationen. Wenn man einmal schaut, wieviel der täglichen Arbeitszeit für die Bearbeitung des Emails Verkehrs drauf geht, dann wird mir leicht schwindelig. Kommunikation ist ja schön und gut und auch wichtig, nur mit der heutigen Informationsflut ist dem sog. Knowledger Worker wahrlich wenig geholfen. Ich muss nicht bei jeder Kleinigkeit auf CC: gesetzt werden. Auch kostet es mich wertvolle Arbeitszeit wenn ich bei einer Forward Orgie erst einmal 10min benötige um den gesamten Email Verkehr nachzuvollziehen. Genauso wenig mag ich es, wenn aus der Betreffzeile nicht sofort & eindeutig hervorgeht, was der Absender mit dieser Email überhaupt von mir will. Daher meine 5-Regeln für den Email Verkehr:

  • Schreibe nur eine Email wenn das Telefon nicht das geeignete Kommunikationsmittel ist
  • Schreibe nur eine Email wenn du dir auch die Mühe machen würdest mit Stift und Papier den Text zu verfassen
  • Schreibe nur eine Email mit einer aussagekräftigen Betreffzeile
  • Schreibe nur eine Email wenn du die Sache soweit durchdacht hast, das du den Grundgedanken in 2-Sätzen wiedergeben kannst
  • Schreibe nur eine Email wenn du auch die Zeit hast, noch einmal kritisch den verfassten Text auf logische Inkonsistenzen zu prüfen

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