Consulting

Email: Lösung oder Problem?

Ich werde hier einmal kurz meine Meinung zum Thema Email Verkehr in der Arbeitswelt kundtun. Die Email ist ein Kommunikationsmittel für den Nicht-Realtime Informationsaustausch. Die Email dient dazu Informationen in schriftlich elektronischer Form festzuhalten. Die elektronische Mail ist mittlerweile neben dem Telefon zum mächtigsten Werkzeug in der heutigen Arbeitswelt geworden und daher nicht mehr wegzudenken. Ok, soviel blabla

Ernster Hinweis: Eine Email ist nicht für SPAM gedacht! Wenn man eine Email schreibt, dann sollte man seinen Kopf einschalten und sich fragen, ob die Email wirklich notwendig ist und wie die Informationen am besten in die Email gepackt werden können. Grundsätzliche Fragen die man sich stellen sollte lauten:

  • Kann ich die Informationen nicht viel besser in einem Telefongespräch transportieren?
  • Würde ich auch den Aufwand auf mich nehmen und statt der Email einen richtigen Brief schreiben?
  • Wer muss wirklich informiert werden, wer sollte und wer kann auf CC: gesetzt werden?
  • Was möchte ich als Absender mit der Email überhaupt beim Empfänger erreichen?
  • Wie lautet die eigentliche Kernbotschaft die ich transportieren möchte?

Da es in manchen Organisation eine wahre Flut an Emails gibt, ersticken mittlerweile manche Mitarbeiter in der Flut an Informationen. Wenn man einmal schaut, wieviel der täglichen Arbeitszeit für die Bearbeitung des Emails Verkehrs drauf geht, dann wird mir leicht schwindelig. Kommunikation ist ja schön und gut und auch wichtig, nur mit der heutigen Informationsflut ist dem sog. Knowledger Worker wahrlich wenig geholfen. Ich muss nicht bei jeder Kleinigkeit auf CC: gesetzt werden. Auch kostet es mich wertvolle Arbeitszeit wenn ich bei einer Forward Orgie erst einmal 10min benötige um den gesamten Email Verkehr nachzuvollziehen. Genauso wenig mag ich es, wenn aus der Betreffzeile nicht sofort & eindeutig hervorgeht, was der Absender mit dieser Email überhaupt von mir will. Daher meine 5-Regeln für den Email Verkehr:

  • Schreibe nur eine Email wenn das Telefon nicht das geeignete Kommunikationsmittel ist
  • Schreibe nur eine Email wenn du dir auch die Mühe machen würdest mit Stift und Papier den Text zu verfassen
  • Schreibe nur eine Email mit einer aussagekräftigen Betreffzeile
  • Schreibe nur eine Email wenn du die Sache soweit durchdacht hast, das du den Grundgedanken in 2-Sätzen wiedergeben kannst
  • Schreibe nur eine Email wenn du auch die Zeit hast, noch einmal kritisch den verfassten Text auf logische Inkonsistenzen zu prüfen

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Leadership Minute @ LeadershipNow

Irgendwo stand mal: Ratschläge sind auch Schläge. Ich denke jeder hat seine ganz eigenen Vorstellungen davon wie er seine Arbeit zum Erfolg bringen möchte. Manchmal tut es jedoch auch ganz gut sich persönlich zurückzunehmen und einmal die Ideen und Meinungen anderer Personen anzunehmen und umzusetzen. Da ich recht gerne Management Guides lese (studiere wäre wohl leicht übertrieben 🙂 ), versuche ich für mich immer die wertvollsten Tipps herauszufiltern und anzuwenden. Auch wenn man nicht alles 1:1 sofort umsetzt, so bleiben doch meist ein paar Ideen und Denkanstösse hängen. Auf der Webseite LeadershipNow finden sich 25 Regeln nach denen ein Manager, nach Meinung des CEO’s von Raytheon, handeln sollte. Meine persönlichen Favoriten sind:

      Learn to say, “I don’t know.” If used when appropriate, it will be often.
      It is easier to get into something than it is to get out of it.
      However menial and trivial your early assignments may appear, give them your best efforts.
      Persistence or tenacity is the disposition to persevere in spite of difficulties, discouragement, or indifference. Don’t be known as a good starter but a poor finisher.
      In completing a project, don’t wait for others; go after them, and make sure it gets done.
      Don’t be timid; speak up. Express yourself, and promote your ideas.
      Practice shows that those who speak the most knowingly and confidently often end up with the assignment to get it done.
      Don’t overlook the fact that you are working for a boss.
      * Keep him or her informed. Avoid surprises!
      * Whatever the boss wants takes top priority.
      When dealing with outsiders, remember that you represent the company. Be careful of your commitments.
      Cultivate the habit of “boiling matters down” to the simplest terms. An elevator speech is the best way.
      Don’t ever lose your sense of humor.

Die restlichen Regeln würde ich auch alle unterschreiben und als Wertvoll erachten.

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Werbung in eigener Sache – Research Paper

Der eine oder andere Leser dieses Blogs hat ja wahrscheinlich schon registriert, dass ich für die Detecon Consulting arbeite. Da wir uns mit recht interessanten und wie ich finde auch sehr spannenden Themen aus dem Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie auseinandersetzen, veröffentlichen wir auch regelmässig Opinion Paper, Studien und Fachartikel. Dieses Wissen ist generell kostenlos auf unserer Webseite verfügbar und kann in elektronischer Form (PDF) heruntergeladen werden. Teilweise muss man sich registrieren, um die Publikationen herunterladen zu können. Wer sich ernsthaft für eine Thema interessiert, wird diesen kleinen Umstand sicher in Kauf nehmen.
Um die die Bekanntheit ein wenig zu steigern verlinke ich einmal auf die Webseite und den Bereich Detecon Consulting – PublikationenPublikationen.

Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen.” John Naisbitt, Megatrends2000.

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Manager-Magazin: Telekom: “Wenn wir nicht aufpassen, sind wir bald ein Sanierungsfall”

Vor meinem Abflug in die schönste Stadt Deutschlands, habe ich mir gestern noch einmal die Top-Story der aktuellen Ausgabe des Manager-Magazin (Deutsche Telekom: “Wenn wir nicht aufpassen, sind wir bald ein Sanierungsfall” – manager-magazin.de) durchgelesen. Es geht um die T-Com und den Zwang die betreibliche Effizienz zu steigern. Damit ist leider natürlich auch das Thema Stellenabbau verbunden. Die T-Com wird nicht drum herum kommen auch die Kostenseite anzupacken. Ich würde auch lieber nur Wachstumsstrategien entwickeln, aber die Effizienz der Leistungsbereitstellung darf dabei nicht auf der Strecke bleiben. Wenn man sich einmal die Mitarbeiterzahlen der City Carrier (Netcologne, Hansenet, Berlikomm, Mnet, etc.) und der Kabelnetzbetreiber anschaut, dann wird schnell klar an welcher Ecke die T-Com ansetzen wird/muss. Das Problem sind ja nicht nur die hohen Personalkosten sondern auch gleichzeitig die sehr langen internen Entscheidungswege. In einer dynamischen Industrie wie der Telekommunikation muss man schnell, sehr schnell auf Veränderungen im Markt- und Wettbewerbsumfeld reagieren. Neue Technologien sowie regulatorische Veränderungen zwingen zu stetiger Innovation. Neue Wettbewerber treten mit neuen Geschäftsmodellen in den Markt und unterwandern klassische Geschäftsmodelle.
Daher zitiere ich an dieser Stelle Andrew S. Grove (ehemaliger Intel CEO): “Only the paranoid survive.”

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